Предыдущая лекция Начало лекции Следующий раздел

Печать в Excel.


Начало разделаУстановка параметров страницы.

Прежде чем выводить таблицы на печать, убедитесь в том, что они будут правильно размещены на листе бумаги, т.е. установите параметры страницы (размер, ориентацию, поля и др). Для этого выберите команду Page Setup (Параметры страницы) операционного меню File (Файл). Откроется диалоговое окно, содержащее несколько вкладок для выбора необходимых опций. Остановимся подробнее на каждой из них.

Page (Страница)

Большинство принтеров рассчитано на обычные листы бумаги формата А4 размером 210х297 мм. Однако многие модели принтеров могут также работать с листами других размеров. Excel позволяет выбрать размер бумаги и указать ориентацию листа - Portrait (книжную) или Landscape (альбомную).

  • При альбомной ориентации печать осуществляется вдоль длинной стороны листа (положение листа в принтере не изменяется). Применяйте эту опцию при необходимости распечатать большое количество столбцов.
  • При книжной ориентации печать производится вдоль короткой стороны листа. Так обычно ориентируют листы в книгах. Эта ориентация очень удобна для вывода на печать длинного списка из трёх или четырёх нешироких столбцов.

На вкладке Page (Страница) Вы можете также задать количество листов, используемых для печати, и номер первой страницы.

Взгляните на область Scaling (Масштаб) на этой вкладке. С помощью поля Ajust to (установить) Вы можете уменьшить объём до 10% или увеличить до 400% натуральной величины. Выбрав требуемый масштаб, Вы сможете поместить больше строк и столбцов на одной странице, точно так же, как, изменив масштаб карты, можно поместить её на листе бумаги меньших размеров.

Как выбрать наиболее подходящий масштаб? Нет необходимости вычислять его точное численное значение. Достаточно дать указания поместить лист на заданном количестве страниц. Допустим, что заполненный лист занимает чуть больше 1-ой печатной страницы, и его последняя строка не помещается на 1-ой странице. Поставьте метку на переключателе Fit to (разместить не более чем на), задайте 1 в поле page(s)wide by (стр. в ширину) и 1 в поле tall (стр. в высоту). В результате сделанных установок Excel автоматически уменьшит размер листа по сравнению с нормальным. После этого весь материал великолепно поместится на странице!


Margins (Поля)

Вы можете установить различные поля для каждого листа рабочей книги. Для этого служит вкладка Margins (Поля) диалогового окна Page Setup (Параметры страницы). Здесь Вы можете указать отступы от верхнего, нижнего, левого или правого края страницы до начала текста. Надо заметить, что некоторые принтеры имеют аппаратные ограничения на минимальные величины отступов, поэтому задание нулевых значений для данных параметров не приведёт в таких принтерах к печати от самого края страницы.

Есть более простой путь задать поля, который к тому же позволяет увидеть печатную страницу с полями. В окне предварительного просмотра распечатки щёлкните на кнопке Margins (Поля). Вы увидите цепочку маленьких чёрных прямоугольников со всех сторон таблицы, а также пунктирные линии, отделяющие поля страницы. С этими линиями можно работать следующим образом: нажмите кнопку мыши и перетащите указатель в нужном направлении, чтобы увеличить (или уменьшить) размеры полей.

При использовании параметров печати, заданных в Excel по умолчанию, лист будет выводиться, начиная с верхнего левого угла страницы. В больших таблицах Вы можете даже не заметить этого, но если Ваша таблица невелика, такое размещение на странице выглядит малопривлекательным. Переключатели, расположенные в области Center on page (Центрировать на странице) позволяют выполнить центрирование распечатки по горизонтали и/или по вертикали.


Header/Footer (Колонтитулы)

Excel содержит набор встроенных верхних и нижних Header/Footer (колонтитулов), содержащих номера страниц, имена листов и фамилии авторов документа. Вы можете выбрать подходящую заготовку из раскрывающегося списка и отредактировать ее в соответствующем диалоговом окне.

Чтобы поправить или создать колонтитул, щёлкните на кнопке Custom Header (Создать верхний колонтитул) или на кнопке Custom Footer (Создать нижний колонтитул). Перед Вами появится диалоговое окно, подобное приведённому на рисунке (опции верхнего и нижнего колонтитула совершенно аналогичны).


Введите в три поля Left (Слева), Center (В центре), Right (Справа) этого диалогового окна необходимый текст. Текст, введённый в средней части, центрируется на странице, а содержимое левого и правого полей окна располагается вблизи соответствующих полей страницы, выравниваясь по ним.

Чтобы вставить текущую дату, номер страницы, время и т.п., укажите точку вставки и щёлкните на одной из кнопок в центре диалогового окна. Знак & является признаком того, что вслед за ним появится команда, а не обычный текст. Например, в результате ввода записи &[Файл], в колонтитуле появится имя файла. Сама команда, конечно, напечатана не будет.

Ниже описаны функции кнопок рассматриваемого диалогового окна:

  • Обеспечивает доступ к диалоговому окну Font (Шрифт) в случае необходимости изменения шрифта.
  • Вставляет номер страницы.
  • Вставляет общее количество страниц.
  • Вставляет текущую дату.
  • Вставляет текущее время.
  • Вставляет имя файла.
  • Вставляет имя листа, указанное на его ярлычке.

Sheet (Лист)

Если Вы не хотите выводить на печать все содержимое рабочего листа, Вы можете указать диапазон, который необходимо распечатать. Для этого служит вкладка Sheet (Лист) диалогового окна Page Setup (Параметры страницы). Здесь же Вы можете задать сквозные строки и/или колонки, т.е. диапазоны, которые будут повторяться на каждой странице распечатки.

Ряд переключателей в области Print (Печать) определяет, какие служебные элементы рабочего листа должны быть распечатаны вместе с таблицами:
  • Gridlines (Сетка). Распечатывать линии координатной сетки совсем не обязательно. В то же время иногда они помогают ориентироваться в большой распечатке. Отсутствие метки на этом переключателе вряд ли приведёт к каким-либо отрицательным последствиям.
  • Draft quality (Черновая). Если лист насыщен разнообразными форматами, содержит множество шрифтов, диаграмм, рамок, и т.п. процесс печати может оказаться очень долгим. Чтобы распечатать только содержимое таблицы, поставьте метку на переключателе Draft quality (Черновая). В результате текст будет распечатан вообще без форматирования, что сэкономит Ваше время.
  • Black and white (Черно-белая). Яркие краски великолепно выглядят на экране монитора, но при попытке распечатать их на чёрно-белом принтере, не исключены неприятные неожиданности. Если результаты распечатки Вас не удовлетворяют (например, недостаточен контраст между различными областями, в результате чего они сливаются) поставьте метку на этом переключателе. Печать в режиме Black and white (Чёрно-белая), кстати, выполняется быстрее.
  • Row and column headings (Заголовки строк и столбцов). Метка на этом переключателе даёт возможность распечатать лист вместе с буквенными заголовками столбцов и числовыми заголовками строк.
  • В поле Comments (Примечания) Вы можете задать место на странице, где будут печататься примечания (всплывающие сообщения, встроенные в ячейки). Примечания обычно не видимы и по умолчанию не выводятся на печать.

В области Page order (Последовательность вывода страниц) задаётся порядок нумерации страниц и их вывода на принтер.


Начало разделаВыбор области печати.

Установив параметры страницы, Вы можете определить диапазон, который необходимо распечатать. По умолчанию Excel печатает текущий лист. В этом случае распечатка включает прямоугольную область, охватывающую все ячейки, содержащие данные или элементы форматирования. В диалоговом окне Print (Печать) имеется переключатель Active sheet(s) (Выделенные листы), который позволяет распечатать содержимое сразу нескольких листов книги. Другой переключатель - Entire workbook (Всю книгу) - выбирается в том случае, если необходимо распечатать все листы рабочей книги. Чтобы вывести на печать только выделенный диапазон рабочего листа, следует выбрать переключатель Selection (Выделенный диапазон) диалогового окна Print (Печать).


Однако в том случае, если Вы работаете со сложной таблицей, содержащей множество вспомогательных частей, которые не нужны на распечатке, имеет смысл определить область печати. Для этого:

  • выделите часть таблицы, которую хотите указать в качестве области печати;
  • выберите последовательно команды Print Area (Область печати), Set Print Area (Задать) операционного меню File (Файл).
Заданная Вами область печати будет автоматически добавлена к списку имён диапазонов. Если Вам необходимо выделить её, щёлкните на стрелке вниз рядом с полем имён (слева от строки формул) и выберите из раскрывшегося списка Область печати.

После того, как Вы определите область печати, Excel всегда будет выводить на печать именно эту область, даже если Вы добавите к своей таблице другие объекты. Единственная возможность распечатать другой диапазон при заданной области печати - это выделить его и воспользоваться командой Print (Печать) при включенном переключателе Selection (Выделенный диапазон). Область печати можно переопределить с целью включения в неё добавленных объектов. Для полной отмены области печати выберите последовательно команды Print Area (Область печати), Clear Print Area (Убрать) операционного меню File (Файл).


Распечатать документ можно, также, кликнув на значке с изображением принтера. При этом, если задана область печати, то распечатана будет именно она. В противном случае Вы получите распечатанный активный лист рабочей книги.

Начало разделаРазбивка на страницы.

Если содержимое рабочего листа не помещается на одной странице, на экране отобразятся пунктирные линии, обозначающие границы печатных страниц (разделители страниц). Это позволит во время обработки таблицы получить представление о том, как будут размещены данные на бумаге.

Разделители страниц можно вставить и вручную. Для этого сначала следует активизировать ячейку, расположенную снизу и справа от позиции, в которой должен находится разделитель. Затем необходимо выбрать команду Page Break (Разрыв страницы) меню Insert (Вставка). В результате в указанной позиции рабочего листа появится пунктирная линия - разделитель.

Удалять разделители страниц позволяет команда Remove Page Break (Убрать разрыв страницы) меню Insert (Вставка). Перед удалением разделителя необходимо активизировать ячейку, расположенную справа от него или под ним. Удалить можно только разделители, вставленные пользователем.

Более удобен для работы со страницами режим Page Break Preview (Разметки страницы), который выбирается с помощью меню View (Вид). В этом режиме разделители страницы показаны жирными синими линиями, причем вставленные вручную разделители отличается по внешнему виду от вставленных автоматически (разделители, вставленные ручную, показаны сплошной линией, а автоматически - пунктирной). На страницах проставлены номера, что позволяет определить порядок их распечатки. Вы можете передвигать разделители с помощью мышки и, тем самым, формировать страницы в соответствии с Вашим желанием.

Предыдущая лекция Начало лекции Следующий раздел